PRZYGOTOWANIE PROJEKTU
Propozycja projektowa
- Maksymalna wysokość dotacji nie jest określona. Przy określaniu wysokości budżetu projektu należy pamiętać o wielu czynnikach - liczba złożonych projektów do naboru, ich jakość itp. W żadnym wypadku wnioskowana wysokość dofinansowania w projekcie nie może przekroczyć wartości alokacji na dany nabór.
Wskaźniki
- Uczestnik szkoleń w ramach projektu może być liczony 1 raz, niezależnie od tego, ile nowych umiejętności nabędzie.
- "Kluczowe działanie” jest zespołem działań tworzących określoną samodzielną całość. Np. działaniem jest „szkolenie”, przy czym pod tym działaniem są zawarte wszystkie powiązane czynności, jak np. koszty cateringu, wynajem pomieszczeń itp. Działaniem jest np. "budowa", która obejmuje wszystkie związane z nią czynności, np. przygotowanie dokumentacji projektowej, postępowanie przetargowe itp.
- Każde kluczowe działanie musi być powiązane przynajmniej z jednym wskaźnikiem produktu, do którego realizacji powinno się przyczyniać. Jeśli tak nie jest, wówczas z punktu widzenia projektu nie chodzi o kluczowe działanie i we wniosku nie powinno być wymienione.
Wniosek
- Decydująca jest całkowita wysokość wydatków podana we wniosku. Kurs do przeliczaniu z CZK/PLN należy wybrać samodzielnie, ponieważ ryzyko strat kursowych ponosi wnioskodawca.
- Nie składa się tej zgody razem z wnioskiem, sposób zabezpieczenia tej zgody jest po stronie wnioskodawcy, aby ewentualnie na żądanie wykazał, że ma taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ponieważ potwierdza to jedynie w oświadczeniu.
- W takim przypadku załącznik ten nie zostanie złożony. Wnioskodawca musi dostarczyć ten załącznik w ramach terminu określonego w wezwaniu do uzupełnienia wniosku projektowego, które do wnioskodawcy wysłał Wspólny Sekretariat w następstwie kontroli kwalifikowalności danego projektu. W terminie określonym w wezwaniu do uzupełnienia wniosku projektowego wnioskodawca musi przedłożyć dokument posiadający cechy określone w rozdziale A.3.3.2.1 pozwolenie wydane przez właściwy urząd ds. budownictwa zgodnie z Podręcznikiem dla wnioskodawców (str. 82).
- W ramach zalecenia metodycznego nr 1 do PDW wersja 3 zmieniono treść oświadczenie czeskiego partnera wiodącego (została zmieniona treść pozycji do wyboru w rozwijanym menu na początku części 2b: wykaz rzeczywistych właścicieli). Wnioskodawcy mogą przedłożyć oświadczenie na formularzu obowiązującym przed wydaniem zalecenia metodycznego nr 1 do PDW wersja 3 jedynie w przypadku, że dany wnioskodawca jest podmiotem prawa publicznego, i tej części nie wypełniał - dla tych wnioskodawców struktura i teść oświadczenia ze względu na wyżej wymienione nie uległa zmianie. Oświadczenie na nowym formularzu opublikowanym w ramach zalecenia metodycznego nr 1 muszą, ze względu na wyżej wymienione, wykorzystywać pozostali wnioskodawcy, czyli podmioty niebędące podmiotami prawa publicznego.
Dofinansowanie
- Tak, ale nie z dotacji z budżetu państwa lub funduszy europejskich, która byłaby jednoznacznie określona jako współfinansowanie składanego projektu. Czyli można na przykład można wykorzystać środki pochodzące z innego programu europejskiego lub narodowego, związane jednak z innym projektem lub działaniem wnioskodawcy.
- Tak, chodzi o grupę 5.1.5 (czy 5.2.5) - Prywatne podmioty prawne realizujące działalność pożytku publicznego (punkt n) społeczną, kulturalną oraz rozwój gospodarczy i dialog społeczny, do której zalicza się też Izby gospodarcze.
- Tak. Należy to podać w pozycji budżetu: 6.4. Udostępnieni nieruchomości – Wkład rzeczowy w formie zaoferowania nieruchomości i prac budowlanych. Wartość zaoferowanych pomieszczeń nie może przekraczać wysokości zwykłej ceny najmu na przedmiotowym rynku, musi być możliwe niezależne ocenienie i sprawdzenie tych cen.
- Tak. Należy to podać w pozycji budżetu: 1.3 Bezpłatna dobrowolna praca. Wartość tej pracy nie może przekraczać wysokości zwykłej ceny pracy na przedmiotowym rynku pracy, musi być możliwe niezależne ocenienie i sprawdzenie tych cen.
- Tak. Należy to podać w pozycji budżetu: 1.3 Bezpłatna dobrowolna praca. Wartość tej pracy nie może przekraczać wysokości zwykłej ceny pracy na przedmiotowym rynku pracy, musi być możliwe niezależne ocenienie i sprawdzenie tych cen.
REALIZACJA PROJEKTU
Wydatki kwalifikowalne
- Nie. Chodzi o rozliczenie ryczałtowe. Żadne realne wydatki nie są dokumentowane ani kalkulowane bądź rozpisywane we wniosku. Jedynie ryczałt rozdziela się procentowo między partnerów, tak aby sprawiedliwie odpowiadała poniesionym przez nich wydatkom. Oczywiście nie zwalnia to beneficjenta z obowiązku prowadzenia odpowiedniej księgowości/ewidencji podatkowej.
- Nie. Sprzęt do utrzymania inwestycji nabytych/zrealizowanych w ramach projektu powinien być zapewniony przez wnioskodawcę w ramach trwałości, i dlatego wydatki na taki sprzęt są niekwalifikowalne.
- Nie. Ze środków programu można jedynie realizować remonty i przebudowy obiektów istniejącego muzeum lub ekspozycji lub stworzenie nowej ekspozycji. Budowa nowego obiektu muzealnego ze środków programu nie jest możliwa.
- Tak. Jednak jedynie wówczas kiedy zostanie przedłożona zgoda właściciela obiektu/terenu, na prace, które nie są objęte pozwoleniem na budowę. Prace podlegające prawu budowlanemu należy udokumentować stanowiskiem urzędu ds. budownictwa.
- Tak. Program dopuszcza tworzenie i rozbudowę informacji turystycznych. Nie mniej koszty na wybudowanie takiego centrum nie powinny bać tak wysokie, aby projekt pod względem efektów i kosztów nie został oceniony jako niezadowalający. Należy też pamiętać, że nowo zbudowane centrum informacji turystycznej nie może tworzyć wsparcia publicznego, co oznacza częściowe ograniczenie zwykłej działalności takiego centrum. Z tego powodu doradzamy zastosowanie do lokalizacji takiego centrum już istniejących niewykorzystywanych pomieszczeń.
- Tak. Jednak kosztów jej remontu w budżecie nie można wpisać do wydatków budowlanych (zgodnie z prawem nie jest to budowa), ale trzeba je podać w wydatkach zewnętrznych na usługi lub dostawy a następnie trzeba w księgowości wydatki związane z renowacją (np. zabezpieczenie powierzchni przed zwietrzeniem itp.)
- Wliczane są wszystkie koszty, z jednym wyjątkiem – określona część wydatków na promocję. W przypadku wydatków na promocję istotne jest to, o które wydatki konkretnie chodzi. Jeżeli są to kierunkowskazy informacyjne ustawiane wzdłuż dróg, stanowią one część inwestycji i wydatki te są wliczane. W przypadku publikacji lub mapy, czy też innego narzędzia promocji, koszty te nie są wliczane w limit.
- W perspektywie czasowej do limitu 5 mln. EUR wliczane są wyłącznie wydatki, które powstały od 1.01.2014 do końca realizacji danego projektu.
- Inwestycje te nie stanowią już części projektu, dlatego nie są wliczane w limit 5 mln. EUR.
- Decydujący jest kurs, za pomocą którego przeliczane jest zestawienie dokumentów, ponieważ ostatecznie decydujące są realne wydatki w EUR.
- Sankcją jest niekwalifikowalność danego działania, tzn. wszystkich wydatków na daną infrastrukturę o małym zakresie.
- Cena gruntu i cena budynku są w RCz każdorazowo rozpatrzywane odrębnie.
- Wydatki związane z wyposażeniem miejsca pracy pracowników bezpośrednio zatrudnionych w ramach projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości, jeżeli suma etatów kilku pracowników zatrudnionych w projekcie, którzy korzystają z tego wyposażenia, spełnia warunek określony w PW, czyli gdy suma etatów wynosi co najmniej 50 %. Przykład: 1) We wniosku projektowym zaplanowano wydatki na dwóch pracowników na cały okres realizacji projektu (np. 1 menadżer projektu i 1 pracownik ds. finansowych) – każdy ma etat na poziomie 0,3. Zakup wyposażenia (1 komputer, 1 laptop, itp.), z którego pracownicy ci korzystają, jest kwalifikowalny w pełnej wysokości. 2) We wniosku projektowym zaplanowano wydatki na 1 pracownika (menadżer projektu) na cały okres realizacji projektu na poziomie 0,7 etatu. Laptop dla menadżera projektu stanowi wydatek kwalifikowalny. Jednak w czasie realizacji projektu personel ulegnie zmianie i w projekcie będzie zatrudnionych 2 menadżerów, każdy z etatem na poziomie 0,35. Także w tym przypadku wydatki na zakup laptopa kwalifikowalne są w pełnej wysokości. 3) We wniosku projektowym zaplanowano wydatki na 3 pracowników na cały okres realizacji projektu – każdy ma etat na poziomie 0,2. Zakup wyposażenia (1 komputer, 1 laptop, itp.), z którego pracownicy ci korzystają, jest kwalifikowalny w pełnej wysokości. 4) We wniosku projektowym zaplanowano wydatki na 4 pracowników na cały okres realizacji projektu – każdy ma etat na poziomie 0,2. W tym wypadku kwalifikowalny jest zakup wyposażenia dla jednego pracownika (1 komputer, 1 laptop, itp.). We wniosku projektowym zaplanowano wydatki na 4 pracowników na cały okres realizacji projektu – każdy ma etat na poziomie 0,3. W tym wypadku kwalifikowalny jest zakup wyposażenia dla dwóch pracowników (2 komputery, 2 laptopy, itp.).
- Bez względu na to czy chodzi o główny stosunek pracy lub umowę o dzieło / umowę zlecenie, jeżeli w historii danej instytucji podane stanowisko istnieje, to punkt wyjścia stanowi stawka godzinowa w ramach tej historii. Tylko wtedy, kiedy instytucja takiej historii nie posiada, obowiązuje używanie maksymalnej stawki godzinowej opublikowanej na stronie internetowej Centrum.
- Dla wydatków ponoszonych na tzw. nadzór techniczny inwestora/nadzór autorski oraz dokumentację projektową inwestycji budowlanych, które są tylko częściowo finansowane z programu V-A RCz-RP obowiązują poniższe zasady: W przypadku, gdy mamy do czynienia z sytuacją, że w projekcie kwalifikowalna jest tylko część wydatków danego zamówienia na roboty budowlane, należy w odpowiedni sposób pomniejszyć także wydatki na techniczny nadzór inwestora/nadzór autorski/BHP oraz wydatki na dokumentację projektową. Wydatki zostaną uznane w takim stosunku, jaki odpowiada stosunkowi wydatków kwalifikowalnych i całkowitych wydatków danej inwestycji budowlanej w oparciu o wartości wynikające z postępowania przetargowego. Późniejsze roboty dodatkowe lub roboty niewykonane nie są uwzględniane, decyzja o % kwalifikowalności będzie podjęta na początku lub po zakończeniu postępowania przetargowego/zamówienia publicznego. W przypadku, gdy wydatki kwalifikowalne przekraczają 75% całkowitych wydatków danej inwestycji budowlanej, będą uznane wszystkie wydatki związane z dokumentacją projektową i technicznym nadzorem inwestora/nadzorem autorskim itd. danej inwestycji budowlanej, , ponieważ w takim przypadku wysokość wydatków kwalifikowalnych jest tak duża, że dodatkowe czynności finansowane w drodze wydatków niekwalifikowalnych nie mają już zasadniczego wpływu na zakres i cenę usług związanych z dokumentacją projektową i technicznym nadzorem inwestora/nadzorem autorskim.
- Wydatki na roboty budowlane można uznać za kwalifikowalne przy założeniu jednoczesnego przestrzegania wszystkich odpowiednich przepisów budowlanych. Roboty dodatkowe mogą być w ramach projektu uznane za wydatek kwalifikowalny przy założeniu, że beneficjent przestrzega przepisów ustawowych w zakresie zamówienia publicznego (w przypadku czeskiego beneficjenta dotyczy to ustawy o zamówieniach publicznych/ustawy o zlecaniu zamówień publicznych oraz metodyki zlecania zamówień publicznych) i w przypadku, gdy zatwierdzone zostały one jako kwalifikowalne w ramach złożonego wniosku o zmianę. Uboczne koszty budowlane lub także uboczne koszty budżetowe inwestycji budowlanej są w ramach Programu wydatkiem kwalifikowalnym. Budżetowanie ubocznych wydatków inwestycji budowlanej to standardowa praca projektantów i w wielu przypadkach wydatki te są budżetowane jako określony odsetek wartości wydatków budowlanych lub wydatki te mogą od razu powiększyć podstawowe koszty budżetowe. Ich ogólna definicja zawarta jest w rozporządzeniu wykonawczym nr 230/2012 (§ 9) do ustawy o zamówieniach publicznych: „Przedmiotem kosztów ubocznych są w szczególności wymogi związane z wybudowaniem, funkcjonowaniem i likwidacją wyposażenia placu budowy, utrudnione warunki produkcyjne związane z lokalizacją budowy, ograniczeniami w zakresie funkcjonowania i transportu, jeżeli są przez zamawiającego wymagane lub jeżeli wynikają z właściwej dokumentacji.” Przykładowe uboczne koszty budowlane/budżetowe określone są w czeskich standardach budowlanych (https://www.stavebnistandardy.cz).
- Projektem polegającym na finansowaniu infrastruktury lub projektem polegającym na zakupie rzeczy materialnej rozumie się projekt, w ramach którego finansowana infrastruktura lub rzecz materialna przeznaczone są na potrzeby konkretnej grupy docelowej. Bez finansowania takiej infrastruktury lub rzeczy materialnej nie można byłoby w ramach realizacji projektu osiągnąć częściowo lub w całości określonych celów. Przykładowym projektem polegającym na finansowaniu infrastruktury jest np. projekt wspierający zachowanie dziedzictwa kulturowego na pograniczu poprzez działania polegające na modernizacji budynku, który będzie pełnił funkcję muzeum regionalnego. Finansowanie infrastruktury, czyli w tym przypadku modernizacja budynku stanowi niezbędną przesłankę dla osiągnięcia celu projektu, jakim jest późniejsze prowadzenie muzeum. Przykładowym projektem polegającym na finansowaniu rzeczy materialnej jest projekt dotyczący współpracy szkół w dziedzinie informatyki. Rzeczą materialną jest wyposażenie sali komputerowej, służącej konkretne grupie docelowej w ramach projektu, czyli uczniom szkół uczestniczących w projekcie. Nabycie sprzętu informatycznego stanowi przesłankę dla osiągnięcia celów projektu. Innym przykładem jest projekt dotyczący współpracy służb zintegrowanego systemu ratownictwa, w którym taką rzeczą materialną może być zakupiony pojazd strażacki lub policyjny wykorzystywany do wyjazdów na pograniczu po obu stronach granicy itp. Nabycie takiego sprzętu jest niezbędne dla osiągnięcia celów projektu. Nabycie sprzętu informatycznego lub wyposażenia biurowego do celów obsługi administracyjnej projektu nie stanowi nabycia rzeczy materialnej, ponieważ zakup powyższego nie jest produktem/celem projektu, ale służy realizacji i osiągnięciu celów projektu.
- Uwzględniając zasady celowości, gospodarności i efektywności obowiązuje zasada, że jeżeli wyposażenie, urządzenia lub nieruchomość są wykorzystywane do celów projektu tylko częściowo, kwalifikowalna jest tylko część wydatków poniesionych na ich nabycie lub na odpowiednie roboty budowlane. W przypadku wydatków na wyposażenie i urządzenia kwalifikowalny jest odpowiedni udział ceny nabycia adekwatny do czasu realnego wykorzystania lub wykorzystanego potencjału dla projektu. Beneficjent powinien przedstawić wyliczenie adekwatnej części dla projektu (o ile udział ten nie był już ustalony/wyliczony w momencie składania wniosku projektowego lub nie został określony na mocy decyzji Komitetu Monitorującego). W przypadku robót budowlanych kwalifikowalne są wydatki związane z tymi elementami budowy, które będą wykorzystywane do celów projektu. Adekwatne elementy budowy partner powinien wyszczególnić we wniosku projektowym a ich wykorzystanie do celów projektu udokumentować w trakcie realizacji projektu lub trwałości projektu. Jeżeli w trakcie realizacji lub trwałości projektu okaże się, że zakres wykorzystania wyposażenia, urządzeń lub nieruchomości jest mniejszy, niż wynika to z zatwierdzonego wniosku projektowego, koszty nabycia zostaną pomniejszone. Powyższe zasady mają analogiczne zastosowanie także w przypadku leasingu, wynajmu i amortyzacji wyposażenia, urządzeń i nieruchomości.
- Wykaz prac, jak również odcinki wypłaty lub paski płacowe, jeśli dotyczy, muszą być przedłożone dla wszystkich umów (ew. zawierać informacje o wszystkich umowach dot. stosunku pracy, zlecenia, o dzieło itp.), które pracownik ma zawarte ze swoim pracodawcą. Kontroler musi posiadać informacje o wszystkich stosunkach pracy, umowach itp. łączących pracownika z pracodawcą, a nie tylko o stosunku pracy, w ramach którego wykonuje on działania projektowe. Powodem takiego podejścia jest konieczność sprawdzenia przestrzegania ograniczenia czasu pracy do maks. 1,5 etatu zgodnie z kodeksem pracy oraz kontrola ewentualnych kolizji pracy pracownika dla projektu z pozostałymi czynnościami wykonywanymi dla pracodawcy.
- Tak, jeżeli zafakturowane roboty budowlane obejmują również wydatki na składowanie odpadów budowlanych, to należy dostarczyć od wykonawcy prac budowalnych dokumenty potwierdzające, że odpady zostały złożone na składowisku (np. kwity wagowe itp.) a następnie przedłożyć te dokumenty do kontroli wraz z wnioskiem o zwrot przedmiotowych wydatków. Jest to konieczne w celu uniknięcia sytuacji, w której faktura stwierdza, że program zwraca koszty usunięcia odpadów na składowisko, ale w rzeczywistości odpady nie zostaną usunięte na składowisko lub nie postępuje się z nimi zgodnie z prawem w zakresie usuwania odpadów lub ich dalszego przetwarzania.
Pomoc publiczna
- Wsparcie de minimis jest ograniczone do limitu maks. 200 000 EUR (ew. maks. 100 000 EUR dla przedsiębiorstw aktywnych w gałęzi ciężarowego transportu drogowego) dla jednego podmiotu, tzn. określa się na jednego partnera. Jednocześnie w trybie de minimis w projekcie mogą być jedynie określone działania danego partnera a nie wszystkie, które są zawarte w projekcie.
Zamówienia publiczne
- Tak, dla czeski beneficjentów są też wiążące zalecenia metodyczne Narodowego organu ds. koordynacji. Do pobrania tutaj. Polscy beneficjenci oprócz polskiego prawa o zamówieniach publicznych muszą się też kierować zasadami określonymi w załączniku nr 35 Podręcznika dla wnioskodawców.
- Tak, jeśli warunek ten (cena ofertowa będzie w EUR) zleceniodawca zastrzeże w warunkach przetargu. Jest oczywiste, że zleceniodawca będzie ocenia oceniał cenę w EUR i cena w EUR będzie określona w umowie.
Działania kwalifikowalne
- Tak, ale jedynie pod warunkiem, ze taka renowacja ma nową wartość dodaną i przyczynia się do osiągania celów programu. Nie może chodzić jedynie o naprawę lub utrzymanie istniejącego majątku.
- Tak, takie działanie jest kwalifikowalne pod warunkiem, że jest to replika pierwotnego historycznego obiektu, i że wnosi nową wartość dodaną i przyczynia się do realizacji celów programu.
- Tak, ale jedynie przy założeniu, że takie kształcenie pracowników pedagogicznych jest bezpośrednio związane z możliwością znalezienia pracy absolwentów (ich uczniów) na transgranicznym rynku pracy.
- Tak, zgodnie z powszechnymi definicjami singeltraków można je uważać za ścieżki rowerowe.
- Projekty w osi priorytetowej 3 powinny być ukierunkowane na obecnych uczniów - przyszłych absolwentów.
- Nie, celem programu jest przygotowanie przyszłych absolwentów do lepszego zatrudnienia na rynku pracy.
Działania trwałość
- W takim przypadku problem nie występuje. Okres trwałości wynik z dokumentacji programu i aktu prawnego (patrz punkt 3 Decyzji o udzieleniu dotacji i punkt 3, art. 4 umowy o Finansowaniu projektu). Celem raportów składanych w okresie trwałości jest informowanie o tym, w jaki sposób realizowany jest cel projektu w okresie jego trwałości i cel ten jest osiągnięty, nawet jeśli rozpoczęcie monitorowania trwałości zgodnie z ustalonym harmonogramem sprawozdań, w okresie trwałości projektu, nie nastąpi natychmiast, następnego dnia po ostatniej płatności na konto głównego beneficjenta.
Zmiany w projektach
- W tym przypadku terminem końcowego rozliczenia projektu jest konkretnie rozumiana data zatwierdzenia końcowego zestawienia dokumentów danego partnera projektu. Po zatwierdzeniu zestawienia przez właściwego kontrolera nie ma już możliwości późniejszego procedowania wniosku o zmianę.
